Myo/Formfix: KI knackt ein deutsches Formular
Komplizierte Antragsformulare im Bürokratie-System Deutschland knacken? Unvorstellbar. Doch es geht: Jasper Böckel, Gründer der Berliner Pflege-Kommunikationsplattform Myo, hat mit KI eine Software entwickelt, die sich durch die Antragsorgie für Sozialhilfe eines Pflegeheim-Platzes kämpft. Das ist keine Zukunftsmusik. Das Produkt Formfix funktioniert und wird von über 60 Pflegeeinrichtungen oder -ketten angewendet. Und es ist offiziell besiegelt vom Bundesministerium für Digitalisierung und Staatsmodernisierung (BMDS), nach einem Test unter Realbedingungen in Ämtern und Behörden. Bearbeitungs- und Genehemigungszeiten von Anträgen werden im Schnitt halbiert. Damit können Pflegeheime - ein anderer, kaum bekannter Skandal - Außenstände deutlich reduzieren und ihre Liquididtätslage spürbar verbessern. Pflegeeinrichtungen schieben im Schnitt 100.000 Euro Außenstände wegen der überbordenden Bürokratie vor sich her! Kann Formfix den Moloch Pflegeantrag bewältigen, geht das auch für andere Leistungen wie Grundsicherung, Wohngeld oder Anträge für Behinderte.
München, 13. Juli 2026 - Von Rüdiger Köhn
Jasper Böckel hat sich daran gemacht, einen Antrag für Pflegehilfe auszustellen - ein ziemlich mutiges Unterfangen in Bürokratie-Deutschland. Es hat keine fünf Minuten gebraucht, um in diesem Absurdistan von Formularen zu verzweifeln. „Oh, mein Gott“, war die erste Reaktion. „Zum Haare raufen“, die zweite. Anders als Böckel, der sich das freiwillig zur Selbsterkenntnis angetan hat, durchleiden viele diese Tortur tagtäglich, ganz real und gezwungenermaßen: alte Menschen, Ehepartner, Angehörige von Kranken, Betreiber von Pflegeeinrichtungen, die längst vom Vorschriften-Tsunami überforderten Mitarbeitenden in Ämtern und Behörden.
Jasper Böckel hat es da einfacher: „Ich habe eine Software für solche ganz speziellen Anwendungen“, sagt der 38 Jahre alte Gründer des Berliner Start-Ups Myosotis - kurz: Myo. Er benötigte ein halbes Jahr, eine digitale Lösung mit Hilfe Künstlicher Intelligenz für kaum erfüllbare Anforderungen der Behörden zu entwickeln. „Wir verstehen es, wie wir bestimmte Nutzerguppen damit unterstützen können.“ Seit 2017 hat Böckel, zuvor Unternehmensberater, mit dem Berliner Start-up Myo eine Kommunikationsplattform aufgebaut, die heute von über 40.000 Pflegekräften, Hilfsbedürftigen und deren Angehörigen genutzt wird, um hohe Transparenz, damit Vertrauen in der anspruchsvollen wie sensiblen Altenpflege zu schaffen.
Formfix seit Anfang 2026 am Markt
Anfang dieses Jahres ist Böckels neues Software-Produkt Formfix als Formular-Knacker angelaufen und gewinnt inzwischen größere Bedeutung als die bisherigen Myo-Plattform. Es arbeitet - vereinfacht ausgedrückt - wie die App für eine Steuererklärung. Formfix kann den Prozess der Antragstellung auf Kostenübernahme für die Pflege durch den Staat erheblich beschleunigen, womit Heimbetreiber schneller an ihr Geld kommen. Statt ein Jahr (das ist kein Scherz, sondern Realität) können diese so schon im besten Fall nach drei Monaten ihre Außenstände beglichen bekommen. Zudem werden die Angehörigen bei der Antragstellung unterstützt, die Ämter erhalten qualitativ bessere Anträge, was die Bearbeitung deutlich erleichtert und die Prozesse wegen Vollständigkeit und damit ausbleibender Rückfragen beschleunigt.
Jasper Böckel Foto Myo
Zu den Kunden der Formfix-App gehören Pflegebetreiber wie Hesena, Diakonie, Heinrichs-Gruppe, Johanniter, Caritas, AWO oder Kursana. Die digitale Antragshilfe wird inzwischen von mehr als 60 Pflegeeinrichtungen genutzt. Die Vorteile für sie sind messbar, genauso die Einsparungen. Da Einnahmen schneller fließen, erhöht sich die Liquidität, was wiederum geringere Finanzierungskosten bedeutet; zudem sinkt das Risiko für Zahlungsausfälle (wenn etwa ein Pflegebedürftiger während der Antragsprüfung versterben sollte). Einsparungen von zu 50 Prozent seien möglich, sagt Böckel.
Das ist kein Zukunftsszenario, keine Produktidee, keine Wunschvorstellung. Formfix gibt es. Und es funktioniert, arbeitet effektiv und erfolgreich ganz real im Alltag - offiziell attestiert, gewissermaßen zertifiziert vom Bundesministerium für Digitalisierung und Staatsmodernisierung (BMDS) des Ministers Karsten Wildberger. Das 2025 neu geschaffene BMDS hat als eine Neuheit mit dem Agentic AI Hub einen virtuellen Maschinenraum für den Einsatz „agentischer Künstlicher Intelligenz“ geschaffen. In ihm sollen bürokratische Alltagsprobleme angegangen, Projekte pilotiert und auf Machbarkeit geprüft werden.
Es funktioniert - hochoffiziell bestätigt
Mitte Juni bestätigte das Ministerium offiziell: Laut den vorgestellten Ergebnissen konnte die Zeit vom Antrag bis zur Entscheidung um 45 Prozent verkürzt werden, während der Bearbeitungsaufwand in den Ämtern um 31 Prozent gesunken sei „Die Wirkungsanalyse lässt sich unmittelbar übersetzen auf einen Return on Investment“, sieht Böckel darin eine große Unterstützung für den Aufbau von Formfix.
Formfix gehörte zu den neun Start-ups , die in diesem Netzwerk bewiesen haben, wie autonome KI-Systeme Prozesse beschleunigen und Mitarbeitende entlasten können. Mit dabei ist auch Celonis, mit schätzungsweise 11 Milliarden Dollar ein Decacorn (Start-ups mit einer Bewertung über 10 Milliarden Dollar). Es hilft, Abläufe zu analysieren und Prozesse datengetrieben über KI zu optimieren. Im Agentic AI Hub hat Celonis erfolgreich gezeigt, deutlich mehr Tempo in Einbürgerungsverfahren zu bringen. Für Jasper Böckel ist die Teilnahme in einem Netzwerk, in dem mit Celonis das Aushängeschild der deutschen Start-up-Szene ist, eine Anerkennung. Mehr noch jedoch bedeute der Ritterschlag für Formfix „einen unschätzbaren Wert.“
Im Echtbetrieb und mit Echtdaten ist das System unter anderem in Köln, im Kreis Heinsberg und in zwei großen Berliner Ämtern getestet worden und hat erfolgreich gearbeitet. Mit den Mitarbeitern dort konnte Formfix - statt anonym - in konkreten Fällen zusammenarbeiten und wertvolle zusätzlich Erfahrungen sammeln. Das dreimonatige Projekt habe bewiesen, dass es technisch wie wirtschaftlich funktioniere. Und: „Agentic AI Hub hat genau das bestätigt, was ich im Pflege-Alltag schon lange erlebe.“
Außenstände und unbezahlte Leistungen
Zahlungsversäumnisse und Außenstände in der Altenpflege? In der Öffentlichkeit ist der Missstand so gut wie unbekannt. Und hat doch große Folgen, wenn man bedenkt, dass spätestens ab dem Jahr 2030 das Angebot von Pflegeheim-Plätze kleiner sein wird als die Zahl der dann Pflegebedürftigen. Um so mehr muss investiert werden, damit die Angebotslücke nicht auseinander klafft. Der Ausbau der Pflegeplätze wird indes durch die bestehenden Liquiditätsengpässe der Einrichtungen behindert.
Pflegebedürftige mit vollstationärer Dauerpflege und Heimplätze in Deutschland
Eine gerade erst veröffentlichte Studie der Unternehmensberatung PwC und Strategy& hat ermittelt, dass jedes fünfte Pflegeheim mehr als 100.000 Euro offene Forderungen hat. Davon entfallen 55 Prozent, also mehr als die Hälfte, auf Außenstände bei den Sozialämtern als wichtigster Kostenträger; gefolgt vom Heimbewohner und der Pflegekasse. Schätzungsweise 40 Prozent der Pflegebedürftigen seien Sozialhilfe-Empfänger, sagt Böckel. Im Durchschnitt müsse die Einrichtung 10 Monate auf das Begleichen einer Rechnung warten. Es könne aber auch mehr als ein Jahr dauern. Verursacht sei dies durch unklare Zuständigkeiten in den Ämtern, unvollständige Antragsunterlagen sowie Bearbeitungszeiten von sechs bis zwölf Monaten oder länger.
Das erste Mal habe er von all dem vor Weihnachten 2024 gehört, als ihm Till Heinrichs davon erzählte, einer der Gesellschafter des Pflegeheim-Betreibers Heinrichs Gruppe. Der wies auf das drückende Problem der hohen Außenstände hin. Böckel ließ das Thema nicht los, recherchierte und befasste sich damit über die Weihnachtstage. „Ich konnte es nicht glauben, was ich da gefunden habe, monatelanges Warten auf Geld, 40 Prozent Außenstände?“ Das könne in einem so kostenträchtigen, ressourcenintensiven Geschäft wie die Pflege nicht funktionieren. „Stell dir vor, ich esse im Restaurant und verabschiede mich mit der Bemerkung, in zehn Monaten wiederzukommen und zu zahlen.“ Er ergänzt: „Vielleicht komme ich auch gar nicht.“
Allein es fehlte der Glaube
Die Software und die Anwendung hat der Myo-Gründer nach einem halben Jahr intensiver Recherche von Mitte 2025 an mit seinen über 30 Mitarbeitern weiterentwickelt. Anfang 2026 wurde Formfix scharf gestellt. Zunächst weckte es in Fachkreisen eher Zweifel statt Erleichterung. „Die Leute hatten Schwierigkeiten sich vorzustellen, wie eine Software einen derart komplizierten Prozess verbessern kann, die haben einfach den Glauben nicht daran gehabt.“
Mit Hilfe von Agentic AI Hub kann Böckel jeden Zweifel ausräumen. Dass Böckel mit Formfix eine Lösung für Pflegeeinrichtungen anbietet, die für ein Abo-Modell (Software-as-a-Service - Saas) zahlen, hat pragmatische Gründe. Sie sind direkt zu adressieren und eine Schaltstelle zwischen den eigentlichen Stakeholdern, dem einzelnen Antragsteller auf der einen und den Ämtern auf der anderen Seite.
Ohne Myo, das erste von Böckel entwickelte Produkt, würde es Formfix so nicht geben, das seinesgleichen im Bürokratie-Moloch des Kranken- und Pflegesystems sucht. 2017 wurde Myosotis - der botanische Name für „Vergissmeinnicht“ - gegründet. Es ist als eine Kommunikationsplattform für die Altenpflege entwickelt worden. Diese wird von mittlerweile über 600 Kunden aus der Pflege und Altersfürsorge angewendet. Die Umsätze erreichen Millionenbeträge. das Start-up arbeitet mit Gewinn, investiert diese in den Ausbau von Formfix.
Familien, so die Beobachtung von Böckel, wüssten kaum etwas vom Leben ihrer Angehörigen in den Einrichtungen, werde die Arbeit des Pflegepersonals nicht ausreichend gewürdigt. Sichtbarkeit schaffen, Transparenz in einem so anspruchsvollen Prozess hineinbringen, ist für ihn vor neun Jahren so zu einer völlig neuen Herausforderung geworden. Die App Myo bringt durch Kommunikation über Bilder, Videotelefonie, Informations- und Dokumentenaustausch Licht in den Alltag der Altenpflege. Die Angehörigen der Gepflegten bekämen mehr Einblick. Für die Pflegekräfte werde die Arbeit erleichtert, würden sie in administrativen Angelegenheiten entlastet. „Die Außenwahrnehmung der Pflege wird der Sache nicht gerecht“, sagt Böckel. „Der Ursprung vieler Probleme in der Pflege liegt darin, dass zu selten positiv darüber geredet wird.“
Vom Unternehmensberater zum Gründer
Sagt jemand, der als einstiger Unternehmensberater bei Stern Stewart bis 2016 keinen Gedanken über Altenpflege, verloren hat. Der Betriebswirt hat fast sechs Jahre lang Firmen bei Umstrukturierungen, Strategie-Entwicklungen, Unternehmensverkäufen, Fusionen und Carve-Outs beraten. Wie so oft in dieser Branche, kommt bei manchen Mitarbeitern der Zeitpunkt, in dem sie ausgepowert sind.
War es nach so langen, intensiven und stressigen Zeit Verdruss, sich zu sehr von der Welt des Geldes einnehmen zu lassen; gestartet mit 22 Jahren, gut zu verdienen, Maßanzüge zu tragen und cool zu sein? „Ich habe gespürt, dass mir das nicht nur guttut.“ Auszeit nehmen, spürte er den Drang. Sich vielleicht mal sozial engagieren, ein anderes Lebensmodell ausprobieren? Böckel machte ein Sabbatical und begann Anfang des Jahres 2017 ein halbjähriges Pflegepraktikum bei Agaplesion im Schichtdienst mit Arbeiten auf der Station, in der ambulanten Pflege und in der Tagesstätte.
Von spontaner Idee zum Dauerjob
Das war eine spontane Idee, um Abstand zu bekommen und danach wieder in den alten Job zurückzukehren, der ihm viel gegeben hat. Mit Vorurteilen sei er im Praktikum angefangen: arme, bemitleidenswerte Bewohner, schwierige Arbeitsbedingungen für überforderte Pflegekräfte. Doch er wurde schnell eines besseren belehrt. „Ich hatte das Glück, in tollen Häusern zu arbeiten, wo die Menschen einen abwechslungsreichen und lebenswerten Ruhestand verbringen, und mit tollen, professionellen Kollegen zusammenzuarbeiten.“ Die Öffentlichkeit bekomme von dieser Seite zu wenig mit.
Da hilft nur Aufklärung. Böckel recherchierte, tüftelte, entwickelte - und ging nicht mehr zu Stern Stewart zurück. Er lacht: „Es gibt bessere Berater als mich.“ Mit Myo ist er 2020 schließlich an den Markt gegangen. Sechs Jahre später ist Formfix gekommen, bewusst getrennt vom Myo-Produkt. Er wollte nicht auf die Klientel von Myo zurückgreifen, sondern Neukunden akquirieren, um ein unvoreingenommenes, ehrliches Feedback zu erhalten. Und so habe er auch viele neue Pflege-Ketten hinzugewonnen.
Ende 2024 konnte er rund 10,5 Millionen Euro in einer Serie-A-Finanzierung mobilisieren, noch bevor die Idee mit Formfix gereift war. Inzwischen sind weitere 4 Millionen Euro von Investoren hinzugekommen. Die Pflege-Kette Agaplesion, dort wo Böckel sein Praktikum machte, war von Anfang an, also noch vor der Serie A, als Gründerinvestor dabei und unterstützte die Idee von Transparenz. Hinzugekommen sind später die Investoren TVM Capital und BonVenture.
Etablieren und Skalieren
In diesem Jahr soll Formfix im Markt weiter etabliert, das Antragstool verfeinert und perfektioniert werden. Infrastrukturen entstehen, um weitere Anwendungen und Funktionalitäten leichter einzuführen: etwa ein Finanzcheck vor Antragstellung; Hilfen bei der Pflegeplatz-Suche; Schnittstellen als Brücke zu Banken zum Beispiel. „Wir haben ein sehr nischiges, komplexes Thema, das wir erst einmal vollends durchdringen wollen, bevor wir nach rechts und links schauen.“
Für Jasper Böckel kann bei einer Horizont-Erweiterung mit Myo/Formfix eine Antragsplattform und ein Werkzeug entstehen, das für viele Fälle einsetzbar ist, das - wie die Steuersoftware Wiso Steuer - einmal auch von jedem angewendet werden kann; nicht nur von Pflegeeinrichtungen, sondern auch von Antragstellern und Ämtern. Denkbar sei neben der Pflege später auch ein Antragstool für Wohngeld, Grundsicherung oder Hilfen für Behinderte. In der gigantischen Antragswelt könne man viel mit Formfix erreichen. „Den komplexesten Fall haben wir nun durchgespielt“, lacht er. Für Wohngeld oder Grundsicherung sei ja nur eine abgespeckte Version notwendig. „Die Technik“, resümiert der Myo-Gründer, „ist immer die gleiche, die macht uns keiner nach.“ Und damit es ganz klar ist in Bürokratie-Deutschland: „Der Unterschied ist nur das Formular.“